Матрица распределения ответственности проекта

Время на прочтение: 4 минут(ы)

Матрица RACI — эффективный инструмент управления

Для улучшения построения всех бизнес-процессов нужны инструменты, которые бы работали эффективно, просто и быстро, заведовали управлением проектом. Именно такой незаменимой функциональной вещью и является матрица ответственности RACI, функциональная матрица распределения ответственности, представляет собой инструмент распределения полномочий. Название её — аббревиатура из первых букв действующих лиц: Responsible — ответственное лицо, Accountable — отвечающее или подотчетное лицо, роль, и так далее.

Достижение результатов — особое искусство, которым владеет не всякий. Стоит использовать все необходимые инструменты, чтобы быстро добиваться цели. Один из них мы предлагаем изучить.

Проекты быстрее с RACI

В сфере строительства и IT, продаж и услуг работа часто оформлена в виде проектов, где есть и исполнители, и ответственные лица, и контролирующие. Но каким образом правильно расставить приоритеты и раздать роли, обозначения, чтобы каждый был на своем месте, обязанности не задваивались и люди не мешали друг другу с управлением проектом? Не ошибиться в приоритетах? Чтобы не обидеть профессионалов, не отвлекать с управлением от заданий тех, кто не нужен вообще?

Правильно делегировать обязанности с управлением проектом — тоже искусство. Стоит привлечь к работе команды людей, которые с ней действительно справятся, а поставить их проверять личность, она действительно сможет конструктивно оценить и внести нужные правки. Raci матрица ответственность — простая и удобная система.

Цели подобной системы

  • Определяет, кто за какую часть задачи отвечает, за роли в управлении проектом.
  • Структурирует деятельность всей компании.

Однако нужно уметь пользоваться матрицей распределения ответственности для управления проектом. По форме RACI — просто таблица, где чётко распределены обязанности и нет путаницы.

Кто и чем занимается

RACI

Очертим минимальное количество участников в матрице ответственности и их обязанности по управлению проектом, в результате чего процесс станет яснее.

  1. Responsible (Ответственный за процесс). По другому: тот, кто будет выполнять работу. Каждый шаг в матрице ответственности должен иметь исполнителя, к которому можно обратиться в случае возникновения вопросов. Если исполнителей слишком много или их нет, процесс работы с управлением проектом будет идти медленно или не в верном направлении. Если есть возможность, можно приглашать и дополнительных исполнителей, но им нужно назначить другие роли, сопроводив другой буквой.
  2. Accountable (Принимающий работу в матрице ответственности). Данный гениальный человек отвечает за выполнение в целом, принимает сделанное и несет всю ответственность за выполнение. Обычно это тимлид. Он должен присутствовать обязательно, он не может одновременно и выполнять проект, и отвечать за неё. И в случае практической реализации действий проекта, должен быть один конкретный человек.
  3. Consulted (Консультант, консультирующий специалист по матрице ответственности). Без него любой проект также немыслим. В каждом деле есть работник, который обладает знаниями, они могут помочь исполнителю в выполнении его работы. Он может проверять и заверять проект. Назначение деятельности проекта: проверен, жизнеспособен и отвечает всем поставленным особенностям. К примеру, консультантами при определенных условиях могут; бухгалтер, эколог, архитектор, и так далее.
  4. Informed (Информированное лицо в матрице ответственности). Несколько специалистов или один, которые проинформированы о сроках, о всех нюансах.

В каких случаях создается

Привлекает её наглядность и простота практического применения. Легко здесь отследить все роли. Важно особенно, если включает много ключевых персонажей в проект. При построении подобной схемы-матрицы предотвращаются особо неудачные идеи, акцент идет только на удачные решения. Идет четкое разграничение обязанностей. Так, один работник может быть ответственным по одному из проектов и исполнителем по другому.

Преимущество RACI в четкости прописанных обязанностей, исчезает неопределенность, каждый работник собой занимает свою зону ответственности в проекте.

В чем преимущество

  • Помогает четко определить на этапе планирования все важные нюансы и избежать недопонимания в управлении.
  • Помогает создать новый и эффективный бизнес-процесс. При прописывании матриц в проект выясняется много полезных нюансов.
  • Помогает в тех бизнес-процессах, которые не эффективны. Если перенести их на шаблон, они становятся более правильными.
  • В любой ситуации на работе, которая требует расставить приоритеты в проект, жестко разграничить ответственность, кто помогает, а кто не отвечает за такое выполнение в управлении, кто участвует, а кто не участвует в нем.

Обсуждение и реализация матрицы используется всей командой для того, чтобы уже на этапе старта все было ясно и прозрачно.

Образец использования матрицы RACI

Есть удачные примеры. Компании X поступил заказ на создание для компании-заказчика сайта. Он должен состоять из нескольких страниц, на которых будут размещаться и изображения, и тексты. Команда будет состоять из обычных работников со средней ответственностью в управлении.

Действия по RACI: составление плана по управлению

Вот перечень ожидаемых действий компании X в таких обстоятельствах с применением шаблона:

  1. Нужно составить список всех задач, реперных точек, а также ожидаемых результатов проектов.
  2. Определить: исполнителя, ответственного, консультирующего и подотчетного лица.
  3. Нужно разработать новый дизайн сайта.
  4. Кроме того, нужно: создать кликабельные кнопки, призывающие к действию.
  5. Написать новый имиджевый текст с историей клиента на главной странице.
  6. Создать имиджевый стиль каждой страницы.

Практическая реализация

Для практической реализации с управлением проектом выясняется список и роли участников.

Их достаточное количество для того, чтобы работа была эффективной, как и ответственность. Попробуем выявить ключевых персонажей.

Задача 1: обновление контента на главной странице.

  • Ответственное лицо: копирайтер.
  • Подотчетное лицо: разработчик сайта.
  • Консультирующий специалист: администратор сайта.
  • Информируемый специалист: дизайнер.

Задача 2: обновление видеоматериала на главной странице.

  • Ответственное лицо: дизайнер.
  • Подотчетное лицо: веб-разработчик сайта.
  • Консультирующий специалист: администратор сайта.
  • Информируемый специалист: копирайтер.

Задача 3:увеличение скорости загрузки сайта.

  • Ответственное лицо команды: веб-разработчик сайта.
  • Подотчетное лицо: веб-разработчик сайта.
  • Консультирующий специалист команды: администратор сайта.
  • Информируемый специалист: дизайнер, копирайтер.

Задача 4: создание дизайна главной страницы.

  • Ответственное лицо: дизайнер.
  • Подотчетное лицо: веб-разработчик сайта.
  • Консультирующий специалист: администратор сайта.
  • Информируемый специалист: копирайтер.

И так далее. Мы видим, что сложного здесь ничего нет.

Плюсы и минусы

Разумеется, у каждого инструмента для планирования, у матрицы RACI есть свои положительные и отрицательные стороны. Плюс в простоте практического применения и в наглядности для команды. Минусы: она имеет тенденцию становиться громоздкой, если проблема большая и сложная. Не панацея от всех проблем в планировании и управлении. Если кто-то в отделе не умеет руководить, RACI не исправит недостаток команды.

Также среди плюсов такого анализа:

  • Четкое распределение ролей;
  • Устранение путаницы в выполнении;
  • Помогает следить, чтобы не было задвоения и в выполнении;
  • Особенно полезны, если процесс принятия решений распределен между людьми;
  • Если много сложного, очень удобно отслеживать исполнителя в одной таблице и ответственного в другой, даже если он одно и то же лицо в компании.

Минусы RACI, возможно ли не попасть в их ловушку

  • Подобные матрицы слишком сосредоточены на мелочах, не помогая в глобальном. Так, по таблице видно ответственного, но не говорит о том, какие детали работы важны, нужно обязательно знать при работе. Будут ли взаимодействовать разные заинтересованные лица, непонятно также.
  • Она рискует разрастись в мегапроект при том, если расписывать все в подробностях. Интересно: если проект изменяется, потребуется начинать расписывать все сначала. А все уже созданное станет неважным и неактуальным. В результате теряется четкое представление о проблемах проекта.

Сама по себе RACI — только начало правильного отношения к проектам и распределению обязанностей. Она наглядно показывает: к любой дилемме можно подойти творчески и без паники. Распределение ролей и обязанностей может быть простым и логичным. Требуется лишь узнать еще больше о правильном планировании и инновационных инструментах планирования.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Добавить комментарий

soft-skills.club