Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

matritsa-Eyzenhauera

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод управления временем, который помогает расставить приоритеты между важными делами и не тратить время на ненужные. Она подходит для всех, кто хочет разобраться в своем личном и рабочем времени и научиться планировать график так, чтобы не сбиться с пути. Состоит из четырех квадратов: срочный и важный, несрочный и важный, срочный и неважный, несрочный и неважный.

Матрица Эйзенхауэра

Идея разделить вопросы по такому методу принадлежит Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который руководил страной с 1953 по 1961 год. Эйзенхауэр считается одним из самых продуктивных президентов в американской истории.

«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное всегда не срочно» — Дуайт Эйзенхауэр.

Метод Эйзенхауэра был официально представлен и популяризирован американским консультантом Стивеном Кови, который описал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода была подтверждена исследованием 2018 года[1]. Большинство людей предпочитают срочные задачи важным. В ходе эксперимента исследователи попросили участников выбрать, что сделать в первую очередь. Срочные выбирали те, кто назвал себя «занятыми». Однако, когда их попросили подумать о последствиях выбора задач, они отдали предпочтение важным задачам.

Кто придумал и почему она так называется

Матрица названа в честь Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США, который однажды сказал

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Широко распространено утверждение, что Эйзенхауэр сам изобрел матрицу, но мы не нашли убедительных доказательств этого. Одно из самых ранних описаний этой техники можно найти в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984) немецкого специалиста по управлению временем Лотара Зайверта, опубликованной здесь под названием «Ваше время в ваших руках».

Матрица приобрела популярность после того, как ее описал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантом) Стивена Кови.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Перед заполнением, проследите за тем, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают в течение нескольких дней. Проследив за этим, положите перед собой список дел и задайте три вопроса по каждому пункту.

1. Является ли это задание срочным для меня?

2. Важно ли это для меня?

3. Я единственный человек, который может это сделать?

Ключевое слово — «для меня». Оценки и задания должны основываться на том результате, который хотите получить вы, а не ваши близкие или коллеги.

После того как вы распределили задачи по блокам, посмотрите, в каком блоке больше всего. Разберитесь с каждым квадратом по очереди. В будущем старайтесь, чтобы в квадрате было не более восьми задач, считая личные и рабочие задачи вместе. Завершите задачу в списке, прежде чем добавлять новую.

Квадрат 1 — срочные и важные дела

Быстро взять на себя проект, когда коллега заболел, завершить задание за три часа до окончания срока и вылечить зуб, который сильно болит, — это срочные и важные. Они требуют быстрого реагирования. Эти задания обычно имеют конкретные сроки выполнения, и их невыполнение в срок чревато последствиями. Сюда входят задачи, вызванные кризисом или форс-мажорными обстоятельствами.

Если таких задач большинство. У вас могут быть проблемы. Задачи на этой площади неизбежны, потому что обстоятельства и события вне вашего контроля будут происходить всегда. Однако если вы сосредоточитесь только на срочном и важном, вы можете «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над своей жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — вопросам из четвертого квадрата.

Что делать. Постарайтесь ничего не оставлять здесь. Составьте план достижения ваших реалистичных целей. Установите сроки и составьте график. Проверьте в конце недели, чего вы достигли, каковы были результаты и что вы будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные приходят извне, найдите способы предотвратить это. Например, поговорите с начальником, коллегами или клиентами о перераспределении нагрузки или изменении графика работы.

Квадрат 2 — несрочные и важные дела

Посещение спортзала, изучение языка, прохождение образовательного курса — это дела, которые связаны не с решением проблем, а с личностным ростом. Они помогают продвигаться к долгосрочным целям и достигать наиболее выгодных результатов. У них может не быть сроков или дедлайнов, поэтому мы часто заменяем важные несрочные на те, которые входят в список срочных.

Подкаст об образовании не поможет вам заработать больше денег завтра, но он поможет вам спланировать свою образовательную траекторию так, чтобы вы могли зарабатывать больше денег в будущем. Это не срочно, но важно.

Если у вас есть большинство из этих дел. Вы тратите свои ресурсы на то, что считаете важным. Ваш уровень стресса снижается, и вы чувствуете себя лучше, когда видите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте его и сохраняйте как можно дольше.

Квадрат 3 — срочные и неважные дела

Вот тут-то и приходят на помощь проверка электронной почты и мессенджеров, отправка документов, мытье посуды и другие рутинные дела. Это рутины, результатов которых ждут другие люди, но это не приближает вас к вашим собственным целям. Марк Форстер, автор книги «Успеть до завтра», называет это занятостью. Занятость мешает вам заниматься «настоящей работой».

Если эти дела занимают большую часть времени. Вы можете увидеть эффект срочности в этой коробке: вы можете почувствовать мотивацию, чтобы отметить в списке задачи, которые почти ничего для вас не значат. Но в то же время есть ощущение, что вы поступаете неправильно. Неудовлетворенность собой и своей жизнью растет.

Что делать. Стивен Кови предлагает делегировать такие задачи: службам доставки, личным помощникам, службам уборки, подрядчикам. Если делегирование невозможно — уменьшите их влияние на график. Например, отключите уведомления в мессенджерах, четко объясните другим, сколько времени вам нужно на выполнение задания, и скажите «нет», если задача становится слишком сложной. Другой подход заключается в том, чтобы решать список дел или задач в третьем квадранте, когда в первом и втором квадрантах ничего нет.

Квадрат 4 — несрочные и неважные дела

Просмотр сериалов, прокрутка социальных сетей и сортировка электронных писем вместо того, чтобы ответить на них, — все это относится к данной категории. Они — убийцы времени: мы тратим на них часы, но в конечном итоге они не приносят нам никакой пользы. Конечно, естественно желать отвлечься, отдохнуть и полениться. Сам Эйзенхауэр подвергался критике за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создают баланс между личным временем и напряженной работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» могут встать на пути к достижению важных целей. Это доказывает исследование, опубликованное в 2019 году в Journal of Applied Psychology[2]. Исследователи обнаружили корреляцию между свободным временем сотрудников и их производительностью на следующий день. Исследователи обнаружили, что сотрудники, которые накануне смотрели длинную передачу, были в хорошем настроении на работе. Но к концу недели их настроение ухудшилось, а мотивация упала. В то же время работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя спокойнее и были более мотивированы.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Это приведет к тому, что вы будете испытывать стресс, чувство бегства и стремление убежать от своих проблем.

Что делать. Время исправления. Это поможет вам определить основные «убийцы времени». Выявив их, подумайте, что вы можете сделать, чтобы заменить или ограничить их.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Ноутбук или портативный компьютер. Неважно, есть ли линованная бумага или нет — важно, чтобы вы знали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение более четким, используйте для каждого квадрата свой цвет и шрифт.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

Матрица Эйзенхауэра на бумаге. Расставляем приоритеты по делам

Todoist. В приложении вы можете использовать четыре приоритета, чтобы отметить задачи, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Идея. В Notion существует несколько способов проектирования дел. Например, можно создать базу, которая автоматически присваивает метку задаче. Чтобы использовать такую матрицу, скопируйте авторский шаблон. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

Концепция матрицы Эйзенхауэра

Evernote. Это приложение для ведения заметок. В нем есть шаблон, который можно настроить, выбрав цвета. Вы можете завести отдельную заметку для каждого месяца, недели или дня с матрицей на ней.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

Матрица Эйзенхауэра в Evernote Обновление 20.05.2021 ТекстНаталья Шацкова Саморазвитие Управление проектами Agile Как это работает Soft skills

Несколько приемов

1. в начале работы держите под рукой список своих основных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет вам быстрее и точнее оценивать задачи.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

2. если у вас есть четкое разграничение между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8 утра до 5 вечера), заведите две отдельные матрицы. Если вы владелец малого бизнеса или фрилансер, проще держать все в одном месте.

3. Используйте цветовую маркировку, чтобы вы могли быстро найти свой список задач в поле справа. Часто бывает достаточно «раскрасить» только задания из графы А.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

4. если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т.д.). Таким образом, вам не придется каждый раз заново распределять по квадратам.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

5. если вы ограничены во времени и хотите успеть сделать самое важное, расставьте приоритеты в квадратах. Например, пометьте самые важные и срочные как «A1», вторые по важности — как «A2» и т.д. Задачи в квадрате D можно не помечать.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

6. Если вы хотите более точно оценить важность и срочность ваших задач, вы можете добавить в матрицу дополнительные ячейки. Например.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

Достоинства и недостатки метода

Сегодня матрица Эйзенхауэра часто считается идеальным способом расстановки приоритетов, который прекрасно работает практически во всех ситуациях. Но это не так: как и другие методы управления временем, имеют свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрица очень проста в освоении: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. Чтобы использовать эту технику, достаточно найти лист бумаги и карандаш. Эта простота во многом объясняет его популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задачи и ее распределению по четырем квадратам. Для тех, кто пользуется регулярно, этот процесс обычно занимает не более 2-3 минут.

3. универсальность. Эту технику квадратов можно использовать практически везде: на работе, в школе, в бизнесе и т.д. Однако универсальность матрицы не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. применимо к любому горизонту планирования. Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете распределить дела по категориям на день, неделю, месяц или даже год.

5. удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица поможет вам быстро выявить слабые места в вашей системе планирования. Например, если в списке дел начинают преобладать задачи категории D, то этому человеку следует задуматься о самодисциплине и бороться с фобией времени.

6. легко определить правильную стратегию. Если в нашем списке дел преобладают задачи на стороне В и мы сосредоточимся на выполнении этих задач в первую очередь, наши шансы на достижение целей значительно возрастут.

Недостатки

1. субъективная оценка. Матрица предназначена для быстрого определения приоритетов по квадратам и не предполагает тщательного анализа задач. Часто человек просто оценивает их «глазами», полагаясь только на свою интуицию.

А это открывает огромные возможности для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся более срочными, чем старые. А связанные с эмоциями, часто кажутся чрезвычайно важными, хотя на самом деле они таковыми не являются.

Пример. Менеджер вступает в спор с коллегой из соседнего отдела. Под влиянием эмоций он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно опубликовать информацию о случившемся на своей странице в Facebook. В действительности эта задача не только бесполезна, но даже вредна: она может привести к дальнейшему конфликту.

2. неопределенность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень простой классификации. Важно — не важно» и «Срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими двумя крайностями существует множество оттенков. Возьмем, к примеру, эти.

Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами

Матрица устраняет все эти различия и сводит их всего к двум уровням. В результате дела с разным уровнем важности и срочности могут легко получить одинаковый приоритет.

3. не принимать во внимание другие приоритетные факторы. Иногда лучше сосредоточиться не на важности и срочности задачи, а на других показателях: ресурсы, необходимые для выполнения, ожидаемая эффективность и т.д.

4. не учитываются психологические факторы. Матрица подталкивает нас в основном к самым важным и срочным задачам. Увы, обычно это самые сложные и неприятные задачи в нашем списке. Человек, сосредоточенный только на этих вещах, часто становится жертвой проволочек и не делает ничего вообще. Конечно, все зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начать свой день с чего-то менее важного, но более легкого: это помогает безболезненно «войти в колею».

Рейтинг
( Пока оценок нет )
alex/ автор статьи
Добавить комментарий

*

code

soft-skills.club